El presupuesto lo es todo cuando se gestiona una oficina. Hay que equilibrar las nóminas, el material de oficina, los equipos y el alquiler. ¿Cómo puede maximizar su presupuesto y dar a sus empleados las herramientas adicionales que necesitan para tener éxito? Alquilando una fotocopiadora o una impresora, puede invertir el capital restante en estas herramientas y soluciones para ayudar al crecimiento de su empresa.
Una de las herramientas más integrales de su oficina es la impresora o fotocopiadora. Es esencial para gestionar con éxito los costes asociados a sus necesidades de impresión y copia. La buena noticia es que hoy en dia existen empresas que ofrecen alquiler de fotocopiadores en Madrid para su oficina. Veamos varias formas en las que el alquiler de una copiadora o impresora es mejor que la compra directa.
Alquilar una fotocopiadora para su oficina: beneficios
- Ahorra dinero por adelantado
Con el alquiler de fotocopiadora, no tiene que gastar miles de euros por adelantado para conseguir el equipo que necesita. La mayoría de los arrendamientos no requieren un pago inicial por parte de las empresas, y si lo hacen es menor comparado con el pago del precio total por adelantado. El dinero que se ahorra puede destinarse a otras áreas de la empresa que mejoran el servicio al cliente y la moral de los empleados. Con el dinero ahorrado, podría actualizar su sistema telefónico, mejorar el Internet, invertir en un servicio de atención al cliente fuera de horario, mejorar el diseño de su sitio web o incluso conseguir sillas ergonómicas para sus empleados.
- Pagos manejables para facilitar el presupuesto
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas se beneficiarían de la adquisición de una fotocopiadora o impresora de clase empresarial, pero no pueden incluir el coste en su presupuesto mensual. Al arrendar equipos, las empresas más pequeñas pueden aprovechar la última tecnología, maximizando la eficiencia y el menor coste de operación posible.
Las empresas tienen flexibilidad en los plazos de arrendamiento, pero el plazo medio es de entre 48 y 63 meses. La mayoría de las organizaciones consideran que estos plazos de arrendamiento son más factibles y el ciclo de renovación regular que esto permite es más eficiente y rentable. Sin embargo, hay ciertas ocasiones en las que es necesario que los clientes compren en lugar de alquilar, como en el caso de los gastos de capital. Algunos organismos gubernamentales, campañas políticas y escuelas deben gastar su presupuesto en un plazo determinado por razones fiscales o de caducidad.
- Reparaciones y actualizaciones
El rápido ritmo de los avances tecnológicos hace que el alquiler de fotocopiadoras en blanco y negro sea una opción mejor que la compra directa.
En primer lugar, la mayoría de la tecnología se queda obsoleta en pocos años, lo que significa que tendría que comprar una nueva copiadora o impresora cada cuatro o seis años para mantenerse al día con la tecnología cambiante. También podría seguir utilizando una impresora antigua, pero eso conlleva unos costes de mantenimiento y unos costes generales de funcionamiento mucho más elevados, debido a las piezas descatalogadas y a la mayor escasez de tóner con el paso del tiempo.
Las fotocopiadoras en alquiler ofrecen dos ventajas. En primer lugar, los contratos de arrendamiento vienen acompañados de un plan de mantenimiento y servicio para proporcionar asistencia siempre que sea necesario. A lo largo de la duración del contrato de arrendamiento, tendrá un equipo de técnicos certificados listos para responder a sus necesidades. Si compra una copiadora o una impresora puede tener una garantía a corto plazo, pero estas garantías también son conocidas por tener lagunas en su cobertura, por lo que al final podría acabar siendo responsable de la factura.
La segunda ventaja es que el contrato de arrendamiento proporciona un ciclo de actualización sostenible para garantizar que pueda actualizar su copiadora o impresora con la última tecnología y el coste de funcionamiento más económico. En lugar de gastar dinero por una máquina que sólo tiene una vida útil de cinco años, puede pagar menos dinero por adelantado y obtener un dispositivo actualizado a medida que se introduce la tecnología más nueva.
- Eficiencia fiscal
El arrendamiento de equipos de oficina puede reducir su factura fiscal global, ya que los pagos mensuales de los arrendamientos pueden ser deducibles como gasto empresarial en la declaración de la renta de su empresa. Esto reduce el coste neto del arrendamiento de los equipos, que se suma al ahorro ya generado por la elección de no comprar.
- Multifuncional
Dado que las fotocopiadoras multifunción combinan todas las funciones de un escáner, un fax, una impresora y una fotocopiadora, tiene más sentido actualizar todas estas instalaciones al mismo tiempo en lugar de tener que lidiar con varias máquinas anticuadas. Esto presenta uno de los beneficios más recientes del leasing combinado con la última tecnología multifuncional.
